某些人往往并不能意识到系统文件的必要性，但是它却是实实在在的能大大减少恢复时间，帮助追查原因，至少这是一种极其简便快捷的方法，制定一个完整的计划 来实施记录方案，无论是采用Word文档还是数据库模式或是专门开放一个文件系统，实时的更新硬件软件的更新信息，相信对整个服务器维护会有很大的帮助。

记录信息文档需要考虑下面几个方面：

1.目的要明确

首先你要明白记录服务器你需要记录什么，需要特别关注的服务器的那些细节？你必须要实时的记录整个服务器从搭建到运行的每个细节，甚至包括安装的服务器系统是什么，各种硬件和软件的配置是什么，网络配置的细节，安装了那些应用程序和为什么他们在服务器上安装等一系列数据，精确的要做到全面系统的记录，有总比没有好，做到足够充分在你需要的时候能给你很大的帮助。

2.文件要有侧重

记录文档应该有个基础文件，记录所用服务器的信息状态，也应该对不同服务器进行详细区别记录，例如，如果在一个应用服务器中，要记录包括程序的配置细节和该应用程序的主要受众是谁，都应该有个全面的记录。即使是接触过应用服务器的人和任何对公司有可能有用的信息，这些并不止适用在应用服务器，还适用于包括虚拟主机系统、邮件服务器、Web服务器等。

应该记录每个服务器的日常维护的信息，以及修复补丁和解决疑难问题的操作。故障排除时，要记录故障的持续时间和故障的解决方法，都需要有个详细记录。此外，还要记录服务器软硬件的升级情况！

3.实时更新文档

要根据服务器软硬件变化情况时常更新以前记录的旧文档，虽然旧的文档依旧对服务器的管理有用，但更新后的尽量完全的文档才是最有利于服务器管理的文档。

4.了解文档受众

不管你是公司的技术维护还是公司的管理者？要分清文档需要分给哪些人，如果有公司有两个管理人员或更多的管理人员，应该建立更多不同级别的文件，包括所有的技术细节，以便于管理人员和管理者都能了解到你工作的内容。

5.保护记录信息安全

技术文档能够给管理人员提供更方便的服务，但是文档应该要保护其安全，文档是一个技术性和保密性非常强的东西，并不是每个人员都需要这份文档，只有少数人需要相关的技术细节，应该根据不同的人授予相应的访问权限，以便更好的保护好公司的秘密，保护好公司的数据安全。